Hola a todos, soy Tomás y hoy vamos a aprender cómo hacer un diagrama de Gantt súper simple en Excel. Un diagrama de Gantt se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos para hacer un seguimiento del progreso de un proyecto. Veamos cómo hacerlo.

Aquí me encuentro en Excel y si quieres seguirme, he incluido un enlace a esta hoja de cálculo en la descripción. En la empresa Tomás Cookie Company queremos hornear la galleta con chispas de chocolate más grande del mundo. Por supuesto, eso implicará una serie de pasos y tareas diferentes.

En la columna A, he enumerado todas las diferentes tareas que se requerirán. En la columna B, he anotado la fecha en la que debemos comenzar cada una de estas tareas. Y en la columna C, he proporcionado una estimación de cuántos días creo que tomará cada una de estas tareas. En la columna D, tengo la fecha de finalización, pero notarás que no se calcula simplemente sumando los días necesarios a la fecha de inicio.

Para calcular la fecha de finalización, vamos a utilizar una función llamada «workday». En la parte superior, puedes verla. Haz clic en ella para ver cómo funciona. Esto abre los argumentos de la función y esta función tiene dos argumentos obligatorios, lo sabes porque estos dos argumentos están en negrita.

Debes ingresar la fecha de inicio, así que ingreso la celda B4, que es la fecha de inicio de esta tarea. Luego, también debes indicar cuántos días llevará esta tarea. Así que utilizo una referencia a la celda C4, que son 15 días. A continuación, puedes indicar si hay algún día festivo, pero aquí en la empresa Tomás Cookie no celebramos días festivos, así que dejaré eso en blanco. Haz clic en «Aceptar». Ahora me muestra la fecha de finalización que tiene en cuenta cuántos días llevará y también incluye los fines de semana.

Ahora que tenemos la fecha de finalización, también necesitamos calcular la duración ajustada, teniendo en cuenta los fines de semana. Esto es muy simple. Simplemente tomo la fecha de finalización (celda D4) y también rastreo la fecha de inicio (celda B4). Esto me indica cuál es la duración ajustada y he aplicado la misma fórmula a todas estas celdas.

La tabla de datos está lista, pero necesitamos hacer una modificación para poder obtener un gráfico de barras apiladas en la columna de la fecha de inicio. Vamos a resaltar todas las fechas y luego en el teclado, presionamos la tecla de acceso directo «Ctrl» junto con «1». Esto abre el cuadro de diálogo de formato de celdas y actualmente está configurado en el formato de fecha. Haz clic en «General» en la parte superior y luego en «Aceptar».

Ahora estamos listos para insertar un diagrama de Gantt, pero no necesitamos todos estos datos. Vamos a resaltar todas las diferentes tareas, luego también resaltamos la fecha de inicio y, por último, presionamos la tecla «Ctrl» en el teclado y esto también resalta la duración ajustada. Con todos estos datos seleccionados, haz clic en la pestaña «Insertar» en la parte superior y luego haz clic en «Gráficos recomendados». Se abre el cuadro de diálogo de inserción de gráficos y aquí vemos algunos gráficos recomendados. Haz clic en «Todos los gráficos» y aquí tienes diferentes tipos de gráficos. Queremos utilizar un gráfico de barras, así que selecciono esta opción y luego hago clic en la segunda opción para un gráfico de barras apiladas. Luego, hago clic en «Aceptar».

Se ha insertado un gráfico y notarás que las fechas aparecen como números. Cambiemos eso a una fecha. Muevo el gráfico hacia la derecha y luego, nuevamente, resalto todas estas celdas de fecha y presiono «Ctrl 1» en el teclado. Cambiemos esto de nuevo a un formato de fecha. Haz clic en «Aceptar» y esto se ve mucho mejor.

Todavía no se parece a un diagrama de Gantt, así que para cambiar eso, hagamos clic en la serie azul. Hago doble clic en eso y se abre este panel en el lado derecho donde podemos formatear la serie de datos. A la izquierda, hagamos clic en el cubo de pintura y aquí seleccionemos «Sin relleno» y luego hacemos clic en «Sin línea». Luego podemos cerrar esto y se ve un poco más como un diagrama de Gantt.

Vamos avanzando bastante bien. Cuando observas la lista de tareas, notarás que no están en el mismo orden. Tengo «Día del evento» en la parte superior, pero aquí en la tabla está en la parte inferior. Quiero invertir el orden para que ambos se alineen. Hagamos doble clic en la lista de tareas y esto abre el panel nuevamente en el lado derecho llamado «Formato del eje». Asegúrate de estar en las opciones del eje y desplázate hacia abajo un poco. Aquí verás una casilla de verificación junto a «Categorías en orden inverso». Marquemos esa casilla y verás que ahora están exactamente iguales. Así es como quiero que estén.

Acercémonos un poco para ver mejor el gráfico. Ahora, las fechas se superponen. Necesitamos que sean más legibles. Hago clic en las fechas, voy a la pestaña «Inicio» y en la categoría «Alineación», hago clic en esto y puedo inclinar el texto. Selecciono eso y se ve mucho mejor.

Al mirar nuestro diagrama de Gantt, notarás que hay un gran espacio antes de que comience la primera tarea. Hagamos doble clic en las fechas que están arriba y en el lado derecho, en la sección de opciones del eje, asegurémonos de marcar la casilla de verificación «Límites» aquí resaltamos este número en «mínimo» y la primera tarea no comienza hasta el 1 de agosto, así que establezcamos el 1 de agosto como el mínimo. Escribo 01/08/2023 y luego presiono «Enter» y esto elimina el espacio. También podemos hacer lo mismo para la fecha de finalización o «máximo». Resalto este valor y escribo 02/10/2023, luego presiono «Enter» y ahora verás que el diagrama de Gantt se ajusta directamente a este espacio. Eso se ve mejor.

Podemos hacer algunos ajustes más para que se vea aún mejor. Actualmente, estas líneas mayores representan 10 días, pero si quiero que rastreen cada semana individual, en el lado derecho, en lugar de un 10, escribo un 7 y luego presiono «Enter» y ahora esto rastrea cada semana individualmente.

En la parte inferior de mi gráfico, también puedo eliminar esta leyenda. No creo que sea realmente necesario. Selecciono eso y luego hago clic en «Eliminar». Como toque final, también quiero actualizar el título del gráfico. Muevo el gráfico hacia abajo y me muevo hacia aquí. Tengo el título de mi tabla, «Hornear la galleta con chispas de chocolate más grande del mundo». Hago clic en el título del gráfico y en la barra de fórmulas, puedo hacer que el título sea dinámico. Escribo el signo igual para que Excel sepa que voy a ingresar una fórmula. Luego, selecciono esta celda que tiene el título y luego presiono «Enter». Verás que incorpora ese título directamente en el gráfico. Ahora, lo interesante es que si actualizo el título en la tabla, en lugar de «Hornear la galleta con chispas de chocolate más grande del mundo», digamos «Hornear la galleta con chispas de chocolate más grande del universo», y presiono «Enter», verás que el gráfico se actualiza automáticamente. Eso es genial.

Mira, ahora tenemos un diagrama de Gantt precioso y pudimos hacerlo simplemente insertando un gráfico de barras apiladas y luego ocultando una parte del gráfico de barras. Aunque Excel no tiene una opción específica para un diagrama de Gantt, aún pudimos crear uno. A veces, solo tienes que ser creativo. Si quieres ver más videos como este, considera suscribirte y nos vemos en el próximo video.