Hola a todos, mi nombre es Tomás y hoy quiero mostrarte cómo realizar una combinación de correspondencia utilizando un programa llamado WPS Office. WPS Office es un software de productividad de oficina desarrollado por una empresa llamada Kingsoft, un fabricante chino de software de productividad de oficina. ¡Y lo mejor de todo es que este software es completamente gratuito! Puedes descargarlo y empezar a realizar combinaciones de correspondencia en cuestión de minutos.

¿Qué es una combinación de correspondencia y cómo se utiliza?

Imagina que necesitas enviar 100 o 200 correos electrónicos, pero cada uno debe personalizarse según la persona a la que se envía. O bien, imagina que quieres enviar cartas a diferentes personas y en cada carta quieres incluir su nombre, algunos detalles sobre esa persona y necesitas personalizar cada una de ellas. Podrías hacerlo manualmente, pero otra opción más eficiente es usar la combinación de correspondencia para automatizar ese proceso. Solo necesitas una hoja de cálculo u otra fuente de datos que contenga los nombres y la información que deseas personalizar, y luego puedes insertar fácilmente esa información en tu correo electrónico o documento. Es muy sencillo de hacer, y te mostraré paso a paso cómo hacerlo.

Comenzando con WPS Office

Lo primero que debes hacer para realizar una combinación de correspondencia con WPS Office es descargar el software desde el sitio web de WPS. Una vez que hayas descargado e instalado WPS Office, abrirás el programa y verás su página de inicio, donde puedes crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, además de convertir archivos a PDF.

Preparación de la fuente de datos

Para realizar una combinación de correspondencia, necesitarás una lista con la información que deseas insertar en cada correo electrónico o documento. En mi caso, he creado una hoja de cálculo llamada «Nombres de combinación de correspondencia». Aquí tienes un ejemplo de cómo podría verse:

Ahora que tienes tu lista de información preparada en una hoja de cálculo, abramos el programa de documentos de WPS Office y creemos un nuevo documento en blanco.

Conectando el documento a la fuente de datos

En la pestaña «Referencias» del programa de documentos, encontrarás la opción «Combinación de correspondencia». Haz clic en ella y se abrirá la vista de combinación de correspondencia. Aquí deberás conectar tu documento a la hoja de cálculo que creaste como fuente de datos. Para hacer esto, haz clic en «Abrir origen de datos» y selecciona tu hoja de cálculo. Asegúrate de que los nombres de las columnas en la hoja de cálculo correspondan a los campos que deseas insertar en tu documento. Una vez que hayas conectado la hoja de cálculo al documento, podrás ver todos los registros en la pestaña «Destinatarios de la combinación de correspondencia».

Personalizando el documento

Ahora viene la parte divertida. Puedes comenzar a utilizar los diferentes campos de tu hoja de cálculo en tu documento. Por ejemplo, supongamos que eres una empresa de alojamiento web y quieres facturar a tus clientes. Podrías comenzar con un saludo personalizado utilizando el campo del nombre:

Estimado [Nombre],

A continuación, puedes utilizar los campos correspondientes al plan y la fecha de vencimiento para personalizar el resto del mensaje:

La factura por tu plan [Plan] vencerá el [Fecha de vencimiento]. Por favor, envía un cheque a la siguiente dirección:

123 Calle Principal, Seattle, Washington. Código postal: 12345

¡Gracias por tu preferencia, [Nombre de la empresa]!

De esta manera, cada correo electrónico o documento generado mediante la combinación de correspondencia incluirá la información personalizada para cada destinatario.

Comprobando la combinación de correspondencia

Antes de enviar los correos electrónicos o imprimir los documentos, es recomendable comprobar cómo se verán. En WPS Office, puedes usar la opción «Ver datos combinados» para obtener una vista previa de cómo se verán los documentos combinados. Verás cómo se inserta cada campo en base a los registros de tu hoja de cálculo.

Enviando los correos electrónicos

Una vez que hayas personalizado tu documento y estés satisfecho con cómo se ve, estás listo para enviar tus correos electrónicos. En WPS Office, puedes utilizar la opción «Combinar en correo electrónico» para comenzar el proceso de envío. En esta opción, selecciona el campo correspondiente a las direcciones de correo electrónico en tu hoja de cálculo. También podrás elegir el formato de correo electrónico que deseas utilizar, así como seleccionar los registros específicos que deseas enviar.

Cuando hagas clic en «Aceptar», WPS Office iniciará el proceso de combinación y utilizará tu programa de correo electrónico predeterminado para enviar los correos electrónicos personalizados a cada destinatario.

Imprimiendo los documentos

En caso de que desees imprimir los documentos en lugar de enviarlos por correo electrónico, WPS Office también te permite realizar la combinación de correspondencia y enviar cada documento a tu impresora. Al seleccionar la opción «Combinar en impresora», podrás elegir los registros específicos que deseas imprimir y WPS Office generará un documento combinado por cada registro.

Espero que esta breve guía te haya sido útil y que ahora te sientas más seguro para realizar una combinación de correspondencia utilizando WPS Office. Recuerda que esta herramienta puede ahorrarte mucho tiempo y esfuerzo al automatizar el proceso de personalización de correos electrónicos o documentos. Si encontraste útil este artículo y la combinación de correspondencia en WPS Office te ayudará a ser más productivo, te agradecería que le des un pulgar arriba. ¡Si quieres ver más contenido como este en el futuro, suscríbete a nuestro canal y activa las notificaciones para recibir actualizaciones! Si tienes ideas o sugerencias para futuros artículos, déjalas en los comentarios. ¡Las leo todas y las tendré en cuenta para crear más contenido!