¡Hola a todos! Soy Tomás, y hoy vamos a aprender cómo utilizar Microsoft Excel en tan solo 15 minutos. Excel es la herramienta perfecta para analizar y obtener ideas de tus datos, pero hay tantos menús y botones diferentes… ¿qué hacen todos ellos? En este artículo, vamos a darle sentido a todo eso para que puedas empezar a entender la historia que hay detrás de tus datos.

Empezando con Excel

Hay dos formas diferentes de empezar a utilizar Excel. La primera opción es navegar a excel.new en tu navegador web. Necesitarás iniciar sesión, pero eso es totalmente gratuito, y así podrás abrir una nueva hoja de cálculo directamente en tu navegador web. Excel en la web tiene la mayoría de las funcionalidades que encontrarás en la aplicación de escritorio, y normalmente las nuevas funciones se lanzan primero en la versión web.

La segunda opción es instalar Excel en tu escritorio, pero para eso necesitarás comprar algo llamado Microsoft 365. Si estás interesado en eso, puedes echar un vistazo al producto etiquetado en este artículo, ¡y eso ayudará a apoyar este canal!

Cuando abras Excel por primera vez, aterrizarás en la página de inicio. En la esquina superior izquierda, puedes acceder a una nueva hoja de cálculo en blanco. En un momento, haremos esto. En la parte derecha, verás una gran cantidad de plantillas diferentes. Vale la pena echar un vistazo a estas para ver si alguna de ellas cumple con tus necesidades. En la parte inferior, puedes volver a hojas de cálculo recientes en las que hayas trabajado. En la parte superior, también puedes buscar una hoja de cálculo, y en la parte inferior verás todas tus hojas de cálculo recientes.

En la esquina superior izquierda, hagamos clic en una nueva hoja de cálculo en blanco. Esto nos llevará a una hoja de cálculo completamente nueva. A primera vista, puede que te des cuenta de que hay muchas celdas en la pantalla. Todas estas se llaman celdas. En la parte superior, verás todas estas letras diferentes. Estos se llaman columnas. En el lado izquierdo, verás todos estos números que bajan por la pantalla. Estos se llaman filas. La intersección entre la columna y la fila se llama celda. Por ejemplo, esta celda aquí se llama E7. Empiezas con la columna y luego sigues con la fila. En la esquina superior izquierda, puedes ver que se llama E7 en la casilla de nombre. También puedes cambiar el nombre de una celda, pero para este artículo, nos quedaremos con el nombre predeterminado.

Para hacer que las cosas sean más fáciles de ver, podemos acercar y alejar la vista. En la esquina inferior derecha, podemos acercar o, si lo prefieres, puedes presionar Ctrl y mover la rueda del ratón hacia arriba o hacia abajo para acercar o alejar la vista. Mis ojos ya no son lo que eran antes, así que me acercaré un poco.

Ingresando datos y ajustando el formato

Comencemos ingresando algunos datos. Haré clic en la celda A1 y escribiré un encabezado: «Ventas». Para moverme a la siguiente celda, puedo hacer clic en ella con el ratón, o presionar Tab o la tecla de flecha derecha en el teclado. En la siguiente celda, escribiré «Fecha». Para moverme hacia abajo, puedo presionar la tecla de flecha hacia abajo o presionar Enter.

Para hacer un seguimiento de las ventas de galletas en la Compañía de Galletas de Tomás, comenzaré ingresando enero de 2023 en la siguiente celda. Y luego presionaré Enter. Esa es el primer mes que quiero rastrear. Y quiero rastrear hasta noviembre de 2023. Por supuesto, podría escribir todos los meses individualmente, pero Excel es inteligente y detecta un patrón. Ve que ingresé una fecha. Cuando hago clic en la celda B2, verás que hay un rectángulo en la esquina inferior derecha. Y cuando paso el cursor sobre él, el cursor cambia. Puedo hacer clic y mantener presionado y luego arrastrar hacia abajo, y así completar todos los diferentes meses. Esto funciona con fechas y también con números, siempre y cuando Excel pueda detectar un patrón.

A continuación, necesitamos ingresar algunos datos sobre la cantidad de galletas que vendimos. Enero es, con mucho, el peor mes para el negocio de las galletas. Todos tienen un propósito de Año Nuevo de no comer más galletas. Llenaré los números para el resto de los meses. Siéntete libre de seguirme. Ahora he ingresado todas nuestras ventas de galletas. Como siempre digo, el negocio de las galletas es bueno. Pero a simple vista, puede resultar un poco difícil interpretar estos números. Idealmente, podría tener un separador de miles. Resaltaré todas estas celdas y, en la pestaña Inicio, en la parte central de la cinta de inicio, puedo hacer clic en este icono para agregar un separador de miles. Eso hace que sea mucho más fácil ver qué números son más grandes y cuáles son más pequeños. Pero no necesito estos decimales. Aquí arriba, haré clic en este icono y puedo quitar estos decimales. Todos sabemos que no vendemos fracciones de galletas aquí. Como un pequeño consejo profesional, puedes presionar Ctrl junto con la tecla 1 en tu teclado, y eso te abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. Aquí tienes un control completo sobre el formato de la celda. Si te gustaría aprender todas las diferentes teclas de acceso directo disponibles en Excel, he incluido un enlace a continuación que te mostrará todas las opciones posibles. Al mirar mi tabla, creo que sería útil proporcionar algún contexto sobre por qué en enero las ventas fueron tan bajas. Haré clic en la celda C1 y agregaré otro encabezado titulado «Notas». Y aquí, en C2, proporcionaré una explicación: «Las resoluciones de Año Nuevo afectan las ventas». Te darás cuenta de que la explicación se extiende a las columnas adyacentes, y idealmente me gustaría que todo encajara dentro de la columna C. Puedo hacer clic en esta línea entre C y D, y puedo hacer doble clic, y esto ajustará automáticamente el contenido para que encaje en C. Esto expande C. Si tienes muchas columnas o muchas filas diferentes que te gustaría ajustar al contenido, puedes hacer clic en este icono y luego hacer clic en cualquier línea entre dos columnas, y eso ajustará automáticamente todo. Es un truco práctico.

En segundo pensamiento, no sé si necesito esta columna. Aquí debería haber una gerencia que ya conozca esta información, al menos eso espero. En la columna C, haré clic derecho y esto muestra un menú contextual con diferentes acciones que puedo tomar. Aquí abajo, puedo eliminar la columna, pero no sé si quiero deshacerme de esta información. Tal vez alguien tenga algunas preguntas. En la parte inferior, también puedo ocultar una columna. Haré clic en eso y no se eliminarán los datos, solo se ocultan en la hoja. Para mostrarlos nuevamente, resaltaré estas dos columnas, haré clic derecho y tendré la opción de mostrar. También puedo hacer esto con las filas.

Personalizando y presentando los datos

Al mirar todos mis datos, en realidad creo que sería mejor mostrar primero la fecha, seguida de las ventas. Lo bueno es que es muy fácil mover columnas en Excel. Resaltaré todos estos datos y luego presionaré la tecla Shift en mi teclado y pasaré el cursor sobre el borde. Verás que mi cursor cambia. Ahora puedo presionar el botón izquierdo del ratón y mover esta columna a una nueva posición. La colocaré a la izquierda de las ventas y ahora vemos la fecha primero. Por supuesto, no podemos ver todas las ventas. La celda simplemente no es lo suficientemente ancha. Aquí arriba, haré clic en este icono nuevamente y aquí puedo expandirlo para que encaje todo el contenido. Así es como quiero que se vea.

También creo que sería agradable darle un formato agradable a esta tabla para que se vea mejor. En las pestañas superiores, hagamos clic en «Insertar» y aquí tenemos la opción de insertar una tabla. Haremos clic en eso y aquí identificará automáticamente todos estos datos. Asegurémonos de que esté marcado «Encabezados» y luego hagamos clic en «Aceptar». Y mira, ahora tenemos filas con bandas. Es mucho más fácil leer esta tabla. En el lado derecho, debajo de «Diseño de tabla», tenemos todo tipo de estilos diferentes para elegir. Voy a quedarme con el predeterminado. Los beneficios de las tablas van más allá de la apariencia visual. Aquí puedo agregar lo que se llama «fila total». Aquí ves el total al final, y si hago clic en esta pequeña flecha desplegable aquí, puedo elegir qué quiero sumar. Veamos la suma de todas estas ventas. ¡Mira, 75,000 ventas! ¡Lo estamos haciendo muy bien!

¡Vaya, casi olvido incluir los datos de diciembre! Ese es, con mucho, nuestro mejor mes del año. Es sorprendente cómo la gente se olvida de las calorías durante las vacaciones. Afortunadamente, es muy fácil agregar filas o columnas. Haré clic en la fila 13, luego con el botón derecho del mouse aquí aparece una opción para «insertar». Seleccionaré eso, haré clic en esta celda y aquí puedo arrastrar hacia abajo y eso completará diciembre. Y ahora escribamos las ventas. Ese fue un gran mes. ¡Eso se siente correcto! Por supuesto, diciembre fue un gran mes y enero no fue tan bueno, pero solo con un vistazo a esta tabla es un poco difícil decirlo rápidamente. Resaltaré todas estas celdas y en la pestaña «Inicio», en el centro hay algo llamado «formato condicional». Esto nos permite dar formato a las celdas en función de una condición o de los datos subyacentes, y tenemos todo tipo de opciones diferentes aquí. Podemos mostrar barras de datos, escalas de colores e incluso definir nuestras propias reglas. Vamos a ir con escalas de colores y probaré con esta. Esto aplicará rojo para los números más bajos y verde para los números más altos. Ahora, cuando miro estos datos, puedo ver rápidamente que diciembre fue el mejor mes del año para nosotros.

Ahora quiero empezar a analizar mis datos, y afortunadamente, Excel lo hace muy fácil. Primero quiero saber cuáles fueron las ventas totales en el primer trimestre (enero a marzo). Puedo simplemente resaltar estas tres celdas y en la parte inferior, en algo llamado «barra de estado», puedo ver que las ventas totales fueron de alrededor de doce mil, ¡nada mal! También puedo ir a la pestaña «Inicio» y en el lado derecho, hagamos clic en «Analizar datos». Esto abre el panel de análisis de datos y lo interesante aquí es que simplemente puedo hacer preguntas sobre mis datos y Excel me dará información. Vamos a preguntar cuáles fueron las ventas totales en el primer trimestre, y quiero ver eso en una tabla. Y aquí puedo ver las ventas, y fueron 12,000, ¡así que lo estoy haciendo bien! Cerraré este panel. Por supuesto, también podemos calcular esto por nuestra cuenta. Haré clic en esta celda y sumaré el primer trimestre. Escribiré el signo igual para indicar a Excel que vamos a ingresar una fórmula. Luego haré clic en la celda B2, y ahí está en mi fórmula. Y quiero sumar esto, así que escribiré el signo más, la celda B3 y quiero sumar eso a la celda B4. Aquí está mi fórmula debajo. Presionaré Enter, y ahí está, también obtengo un total de doce mil. Además de la suma, también puedo hacer resta, multiplicación y división. Eso fue un poco engorroso tener que hacer clic en cada celda individual que quería sumar. Alternativamente, también podemos usar algo llamado una función. Una de las funciones más populares es «suma». Nuevamente, escribiré el signo igual y escribiré el nombre de la función «suma». Luego abriré el paréntesis y aquí necesito pasar un argumento, es decir, todos los números que queremos sumar. Simplemente resaltaré estas tres celdas. Aquí tienes B2 hasta B4, y luego cierro el paréntesis, presiono enter y también veo que la suma es de doce mil. Excel tiene muchas funciones diferentes disponibles. Haz clic en la pestaña «Fórmulas» en la parte superior y aquí verás algunas de las funciones más populares que puedes usar. Ve a la sección «Funciones» y verás muchas opciones diferentes para funciones. Así que vale la pena echar un vistazo para ver qué puedes hacer con las funciones.

Ordenando, filtrando y presentando los datos

A medida que hemos estado trabajando en esto, es posible que hayas notado que tenemos estas flechas que aparecen junto a nuestros encabezados en la tabla. Haré clic en uno de los encabezados, y luego hagamos clic en la pestaña «Datos». Aquí puedes activar o desactivar las flechas. Pero vamos a dejarlo activado para ver qué hacen. Ahora aquí, hagamos clic en esta flecha, y esto abre un menú contextual y aquí puedo ordenar mis datos. Entonces, ordenemos de mayor a menor. Así que aquí veo diciembre, que tuvo las mayores ventas, y luego tenemos enero en la parte inferior. Pero digamos que quiero restaurarlo al orden original. Aquí haré clic en «Fecha» y ordenaremos de lo más antiguo a lo más nuevo. Y aquí volvemos a donde estábamos.

Digamos que solo quiero ver el primer trimestre. Puedo hacer clic en esto y, además de la clasificación, también puedo filtrar mis datos. Haré clic aquí para deseleccionar todas estas fechas y seleccionemos solo enero, febrero y marzo. Haz clic en «Aceptar» y aquí veo mi primer trimestre. Observa también la fila de totales, que me dice que fueron 12,000. Otra forma de calcular eso, haré clic aquí nuevamente y puedo eliminar el filtro.

Hasta este momento, solo hemos estado viendo todos nuestros datos en un formato de tabla. Pero a veces, una imagen o un gráfico vale más que mil palabras. Vamos a la pestaña «Insertar» en la parte superior y aquí, en el centro, verás la opción de «Graficar». Podemos insertar un gráfico recomendado o elegir una de las muchas opciones diferentes. Haré clic en «Gráficos recomendados» y aquí recomienda un gráfico de líneas, que funciona bien con este tipo de datos. Haré clic en «Aceptar» y esto inserta el gráfico. Ahora podemos ver visualmente cómo fueron las ventas a lo largo del año. Eso es mucho más fácil de interpretar que los datos brutos.

Arriba tenemos muchas herramientas diferentes que podemos usar para personalizar la apariencia del gráfico. Hemos cubierto bastante contenido hasta ahora, pero vamos a terminar con una de las herramientas de análisis más poderosas disponibles en Excel. Puedes analizar datos simplemente arrastrando y soltando con el ratón. Hagamos clic en la tabla de datos a la izquierda y luego vayamos a la pestaña «Insertar». Aquí está la opción de «Insertar tabla dinámica». Hagamos clic en eso. Aquí ha identificado todos nuestros datos y colocará la tabla en una nueva hoja. Luego, hagamos clic en «Aceptar». Esto nos lleva a una nueva hoja de cálculo. Abajo verás que estamos en la hoja 2, y si hago clic en la hoja 1, volveremos a nuestros datos originales. Ahora hagamos clic en la tabla dinámica a la derecha. Verás que tenemos algo llamado «Campos de tabla dinámica» con todos estos elementos diferentes. Puedes reconocerlos, son todas las diferentes columnas que teníamos en nuestra tabla de datos. Mira lo que puedes hacer con las tablas dinámicas.

Presiona y mantén presionado sobre «Ventas» y arrastra eso hasta «Valores». Normalmente, se coloca algo en «Valores» si quieres calcular algo. Aquí, en el lado izquierdo, puedo hacer zoom y aquí vemos la suma de las ventas, casi cien mil. Eso es la cantidad de ventas que tuvimos. Ahora, una de las cosas interesantes es que puedo hacer clic derecho en eso y puedo ir a «Resumir valores por», actualmente está configurado en suma, pero veamos las ventas promedio a lo largo del año. Y ahí veo que vendimos alrededor de 8,200 por mes. Hice clic derecho y volvamos a la suma. En el lado derecho, puedo tomar otro elemento, como la fecha, y puedo arrastrarlo hasta el filtro. Y aquí puedo hacer clic en este menú desplegable, al igual que el menú desplegable que vimos antes, y puedo filtrar solo a enero. Haz clic en «Aceptar» y aquí veo esas 1000 ventas que tuvimos en enero. Eliminemos el filtro, arrastro eso de nuevo, puedes hacer todo este análisis simplemente arrastrando y soltando. Tomemos la fecha y arrastrémosla hasta las filas. Ahora, esto se ve muy similar a lo que teníamos en la hoja 1, donde tenemos la fecha y también las ventas. Ahora, en lugar de colocarlo así, también puedo arrastrar la fecha y colocarla como columnas. Y aquí la vemos en las columnas. Así que puedes visualizar tus datos de diferentes formas muy rápidamente, y no requiere mucho esfuerzo hacerlo. Sacaremos estas cosas y arrastraremos la fecha de nuevo hacia las filas. Aquí hay algo más realmente interesante que puedes hacer. Aquí vemos la suma de las ventas, pero digamos que quiero saber el porcentaje de ventas que cada mes representa. Aquí puedo hacer clic derecho en una de las celdas y podemos ir a «Mostrar valores como» y seleccionar «Porcentaje del total general». Y ahí veo que enero representa aproximadamente el 1% de nuestras ventas del año, y aquí diciembre representa el 24%, mucho más. Las tablas dinámicas son una herramienta poderosa. Si quieres aprender más sobre ellas, asegúrate de consultar la lista de reproducción de Excel que he incluido en la descripción. En ella se profundiza en las tablas dinámicas.

Compartiendo tus datos

Ahora que hemos realizado todo este análisis en nuestras ventas de galletas, quiero compartirlo con el equipo. En la esquina superior derecha, hagamos clic en el botón «Compartir», y luego seleccionemos «Compartir». Asegúrate de que tu libro de trabajo esté guardado en OneDrive. Una vez que hayas hecho eso, aquí puedo hacer clic en esto y ahora puedo seleccionar a las personas de mi equipo con las que quiero compartir este libro de trabajo. Una vez que haya terminado, hago clic en «Enviar».

Bueno, eso fue solo un breve resumen de Excel, pero espero que te haya dado lo suficiente para comenzar a desarrollar tus habilidades de análisis de datos. He incluido una lista de reproducción con todos mis videos gratuitos en YouTube a continuación. Si estás interesado en una forma más estructurada de aprender sobre Excel, también tengo un curso al que puedes acceder haciendo clic en la esquina superior derecha. Ese curso cubre todos los fundamentos de Excel. Para ver más videos como este, por favor considera suscribirte a mi canal. ¡Nos vemos en el próximo video! Gracias por leer este artículo.