¡Hola a todos! Tomás aquí. Hoy vamos a explorar cómo puedes mejorar tus habilidades en Excel 10 veces utilizando Chat GPT. Si nunca has oído hablar de Chat GPT antes, es una IA de procesamiento de lenguaje natural de última generación creada por OpenAI, y puedes hacer cosas realmente increíbles con ella. En un video anterior, vimos cómo puedes usar Chat GPT para escribir una canción sobre la Compañía de Galletas de Tomás. Naturalmente, también tuve que convertirlo en un video musical. Ahora, todo esto es divertido, pero también puedes usar Chat GPT para ayudarte a trabajar en Microsoft Excel, y lo que descubrí es que cambiará para siempre la forma en que utilizas Excel. Veamos cómo.

Antes de comenzar:

Antes de comenzar, necesitarás acceder a Chat GPT. Puedes hacerlo haciendo clic en el enlace que se encuentra arriba o debajo de esta descripción. Debes crear una cuenta, pero una vez que lo hagas, llegarás a la página que se muestra a continuación.

Ejemplo simple:

Aquí estoy en Excel y comenzaremos con un ejemplo muy simple y luego nos iremos complicando un poco más a medida que avanzamos. Aquí tenemos todos los diferentes mercados de la Compañía de Galletas de Tomás y todos los ingresos asociados. Queremos calcular el total de los ingresos, pero no estoy seguro de qué función usar en Excel.

Hay un botón aquí arriba en Excel que puedo hacer clic para insertar una función y me pide que escriba una breve descripción de lo que quiero hacer. En este caso, quiero sumar todos los valores en la celda B2 a través de B10. Hago clic en «Buscar» y no obtengo ninguna respuesta.

Saltemos a Chat GPT para ver si funciona mejor. Aquí, en Chat GPT, puedo escribir mi pregunta: «Escribe una fórmula de Excel para sumar los valores en las celdas B2 a través de B10». Luego, hago clic en «Buscar» y aquí me dice que use la función SUMA. Copio esto y lo llevo de vuelta a Excel. Pego la función y, así de fácil, obtengo la suma de todos los ingresos. ¡Esa es exactamente la función que quería!

Tal vez Microsoft debería considerar incorporar la funcionalidad de Chat GPT en su asistente de inserción de funciones.

Tener una conversación con Chat GPT:

Una de las cosas interesantes de usar Chat GPT es que puedes tener una conversación con la IA. Por ejemplo, digamos que veo la función SUMA, pero quiero entender cómo funciona. Puedo hacerle una pregunta como «¿Puedes explicarme cómo funciona esta función?» y obtendré una explicación detallada de cómo funciona la función SUMA. Incluso me muestra un ejemplo donde podría sumar dos rangos separados. Esto es realmente útil.

Calcular el beneficio:

En mi libro de trabajo, quiero calcular el beneficio, que es la diferencia entre los ingresos y los costos. Pero digamos que no sé cómo hacerlo. Veamos si Chat GPT puede ayudarme con eso.

En Chat GPT, escribo mi pregunta: «Escribe una fórmula de Excel para calcular el beneficio. Los ingresos están en la celda A2 y los costos en la celda B2». Luego, hago clic en «Buscar» y me muestra que la fórmula es A2 menos B2. Copio esto y pego la fórmula en Excel, y ¡ahí está! Ahora tengo el beneficio para la Compañía de Galletas de Tomás. Como siempre digo, el negocio de las galletas es muy bueno.

Hasta ahora, solo hemos visto ejemplos muy simples, pero es posible que te preguntes, ¿cómo puede la IA manejar escenarios más complejos? Para eso, pasemos a la siguiente hoja de cálculo titulada «VLOOKUP» e «INDEX MATCH».

Buscar un valor en una tabla:

En esta siguiente hoja, quiero conocer el precio de las galletas de azúcar. Eso es una de mis galletas favoritas. Tengo una tabla con todos los tipos de galletas y los precios asociados. Si busco «galleta de azúcar» aquí, la encuentro y el precio es de 3. Usualmente, usaríamos funciones de búsqueda como VLOOKUP o INDEX MATCH para buscar esto. Veamos si Chat GPT puede descubrir cómo hacerlo.

Escribo mi pregunta en Chat GPT: «Escribe una fórmula de Excel para buscar ‘galleta de azúcar’ en una tabla y devolver el precio». Hago clic en «Buscar» y obtengo una respuesta que me explica cómo funciona la función VLOOKUP. Puedo usar esta función de búsqueda vertical para obtener el precio de la «galleta de azúcar». Me proporciona toda esta información sobre cómo funciona y me muestra la función específica que necesito ingresar en mi hoja de Excel. Copio esto y lo llevo de vuelta a Excel, donde pego la función. Luego, presiono «Enter» y obtengo el precio de 3. Funciona exactamente como quería.

En el sitio web, también me dice que puedo usar una combinación de las funciones INDEX y MATCH para lograr lo mismo. Incluso me muestra cómo funcionaría utilizando mi ejemplo exacto. Esto es realmente útil.

Extraer texto:

En otro ejemplo, quiero extraer el nombre de una dirección de correo electrónico. Podría usar algo llamado «Relleno rápido» en Excel para hacerlo automáticamente, pero también quiero saber cuál es la fórmula o función que puedo usar para lograr lo mismo.

En Chat GPT, escribo mi pregunta: «Escribe una fórmula de Excel para extraer todo el texto antes del carácter ‘@’ en la celda A2». Y ¡mira eso! Obtengo un conjunto de funciones que puedo usar. Puedo usar la función IZQUIERDA junto con la función BUSCAR. Copio esto y lo llevo de vuelta a Excel. En Excel, resalto las celdas B2 a B5 y pego la función recomendada por Chat GPT. Luego, presiono «Ctrl» + «Enter» para pegar esta misma función en todas las celdas. ¡Y obtengo el mismo resultado exacto! Te estarás dando cuenta de que esta IA es realmente inteligente y poderosa. Pero aún estamos comenzando.

Conteo único:

Esta siempre ha sido una tarea algo complicada en Excel. Aquí quiero obtener el conteo único de todos los tipos de galletas que vendemos en la Compañía de Galletas de Tomás. Verás que hay algunas entradas duplicadas aquí. Solo quiero saber cuántas galletas únicas vendemos.

Regresemos al sitio web y escribo mi pregunta: «Escribe una fórmula de Excel para contar la cantidad de valores únicos en una lista». Obtiene una explicación junto con una función de ejemplo de cómo puedo hacerlo funcionar. Copio esto y vuelvo a Excel. Pego las funciones y hago algunas pequeñas modificaciones, ya que quiero excluir el encabezado. Cambio de 1 a 2 y hago la misma modificación en otro lugar. Luego, presiono «Enter» y me informa que hay 7 valores únicos. Tenemos: chocolate chip, oatmeal raisin (esta es una duplicada), y luego estos son valores únicos. Tenemos 7 valores únicos diferentes. Esto funciona exactamente como esperaba.

Crear una macro:

Ahora bien, Chat GPT puede ayudar con la entrada de diferentes funciones, pero ¿qué pasa con cosas realmente complicadas, como escribir una macro desde cero? En la hoja de cálculo «Macro», quiero escribir una aplicación de facturación simple. Tengo direcciones de correo electrónico de clientes y la cantidad que deben a la Compañía de Galletas de Tomás. Quiero enviarles a todos un correo electrónico con la cantidad adeudada.

Primero, necesitamos habilitar las macros. Vamos a la cinta de opciones, hacemos clic derecho y seleccionamos «Personalizar la cinta de opciones». Asegurémonos de marcar la casilla «Desarrollador» y, luego, hacemos clic en «Aceptar». Ahora tenemos una nueva pestaña llamada «Desarrollador». Hacemos clic en ella y, a la izquierda, seleccionamos «Visual Basic». A continuación, vamos a «Insertar» y seleccionamos «Insertar un nuevo módulo».

En Chat GPT, escribo un comando: «Escribe una macro de Excel para enviar correos electrónicos. Utiliza el asunto ‘Factura de la Compañía de Galletas de Tomás’. Utiliza el siguiente texto: ‘Debes a la Compañía de Galletas de Tomás $X’. Tomar el valor X de la columna A».

Luego, hago clic en «Enviar» y el generador de Chat GPT crea una macro de Excel que enviará correos electrónicos usando mi asunto personalizado y toda la información en el cuerpo del correo. Utilizará tanto Excel como Outlook. Puedo copiar el código y también ver una explicación de cómo funciona la macro. También me indica que debo habilitar la Biblioteca de objetos de Outlook antes de ejecutar la macro.

Regresemos a Excel. En el editor de Visual Basic de Excel, hago clic en «Herramientas» y luego en «Referencias». Confirmo que la Biblioteca de objetos de Outlook de Microsoft está habilitada. Luego, pego todo el código de Chat GPT. Reviso el código y encuentro un problema: busca en la columna A la dirección de correo electrónico, pero mi dirección de correo electrónico está en la columna B. Así que necesito actualizar esta referencia. Si estás interesado en aprender cómo entender cómo funciona una macro e incluso cómo escribir tus propias macros, asegúrate de ver el video que se encuentra arriba, donde se explican los tutoriales completos sobre cómo crear tus propias macros en Excel. Todo esto parece estar bien. Hago clic en «Guardar» y luego en «X» para cerrar esto.

Ahora, en Excel, en la pestaña «Desarrollador», a la izquierda, hago clic en «Macros» y aquí veo la nueva macro «Enviar Correos Electrónicos». Estoy listo para ejecutarla. Hago clic en «Ejecutar» y los correos electrónicos se envían correctamente.

Voy a Outlook para confirmar y, ¡aquí está! El mensaje de correo electrónico con mi asunto personalizado y toda la información personalizada en el cuerpo del correo. Esto es fenomenal. No sé tú, pero Excel ya no parece tan intimidante. Si tienes que escribir funciones anidadas o escribir una macro, no hay problema. Puedes empezar con la IA y tal vez solo tengas que hacer algunos ajustes. Si quieres ver más videos como este, considera suscribirte y nos vemos en el próximo video. O tal vez veas a Tomás AI en el próximo video. Dada la rapidez con la que avanza la tecnología de IA, todo es posible.