¡Aprende a crear tablas dinámicas en Microsoft Excel para realizar análisis increíbles!

Hola a todos, mi nombre es Tomás, y hoy les mostraré cómo pueden crear tablas dinámicas en Microsoft Excel para realizar análisis sorprendentes. Antes de empezar, quiero dejar en claro que trabajo en Microsoft. ¡Perfecto! ¿Qué estamos esperando? Vamos a adentrarnos en esto.

Aquí estoy en mi escritorio, voy a abrir Microsoft Excel. La versión que estoy utilizando es la última, pero si tienes Excel 2019, 2016 o 2013 (o cualquier versión), podrás seguir este tutorial sin problemas. Para hacerlo más interesante, voy a usar un ejemplo divertido: supongamos que soy un vendedor de autos usados. Tengo una hoja de cálculo llamada «Inventario de Autos» que voy a abrir.

Primero, quiero que se familiaricen con los datos que tengo en esta hoja de cálculo. Este es mi inventario de autos; como pueden ver, tengo 24 vehículos en total. Poseo diferentes marcas, como Honda, Toyota, Nissan y Chevrolet, y también diferentes modelos, como Accord, Camry y Altima. Además, tengo una variedad de colores, aunque los más populares son negro y plateado. También quiero destacar los distintos kilometrajes y los precios de cada auto. Por último, está el costo de compra de cada vehículo y el margen de ganancia que puedo obtener por cada uno.

Ahora, lo que quiero hacer es realizar varios análisis con estos datos. Quiero saber cuál es mi margen de ganancia total en todos estos autos, cuántos autos rojos tengo, cuántos Hondas poseo, y muchas otras preguntas sobre mis datos. Y aquí es donde las tablas dinámicas simplifican el análisis y lo hacen mucho más rápido. En Microsoft, las utilizo todo el tiempo, y me han ayudado a analizar datos de manera mucho más rápida. Así que ahora, quiero mostrarles cómo funciona.

Paso 1: Crear una tabla dinámica

Lo primero que debemos hacer es ir a la barra de herramientas y hacer clic en «Insertar». Allí, encontrarán la opción de «Tabla dinámica». Vamos a hacer clic en eso, pero antes quiero mostrarles otra opción llamada «Tablas dinámicas recomendadas». Si hacen clic en eso, Excel les mostrará diferentes opciones de tablas dinámicas recomendadas según sus datos. Es una forma sencilla de simplificar la creación de tablas dinámicas. Sin embargo, en este caso, quiero mostrarles cómo pueden crear su propia tabla desde cero.

¡Así que vamos a hacer clic en «Tabla dinámica»! Excel ha seleccionado automáticamente la tabla de datos que tengo, pero también pueden cambiar esta selección si lo desean. Luego, pueden elegir si quieren que la tabla dinámica se cree en una hoja nueva o en una hoja existente. Yo voy a elegir crear una hoja nueva con estos datos, así que no cambiaré nada aquí. Si todo se ve bien, ¡simplemente hagan clic en «Aceptar»!

¡Y aquí estamos! Esta es la vista principal de la tabla dinámica. Puede verse un poco intimidante al principio, con todos esos controles en el lado derecho y esa sección que dice «Generar informe». Pero no se preocupen, vamos a explorar cómo funciona.

Paso 2: Organizar los datos en la tabla dinámica

Ahora bien, tienen algunas opciones para organizar sus datos en esta tabla dinámica. Pueden utilizar los filtros para seleccionar solo los datos que deseen ver, pueden utilizar las filas para organizar los datos de manera vertical, y pueden utilizar las columnas para organizar los datos de manera horizontal. Luego, tienen los valores asociados con esos datos. Vamos a hacer un ejemplo real y ver cómo funciona.

Supongamos que quiero saber cuántos autos tengo por marca, modelo y color, para tener una idea de mi inventario. Primero, voy a tomar el campo de «Marca» y lo voy a arrastrar a la sección de «Filas». Ahora puedo ver rápidamente todas las marcas de autos que tengo en mi lote: Chevrolet, Dodge, Ford, Honda, Nissan y Toyota.

Luego, puedo tomar el campo de «Modelo» y arrastrarlo también a la sección de «Filas». Ahora puedo ver las marcas y los modelos de autos correspondientes a cada marca. Además, puedo expandir o contraer estas secciones para tener una mejor vista de mis datos. También puedo contraer o expandir todos los campos utilizando los botones disponibles en la parte superior.

Para agregar los colores de los autos, voy a arrastrar el campo de «Color» a la sección de «Columnas». Ahora puedo ver una tabla con las marcas, modelos y colores de los autos. Pero lo que quiero saber es cuántos autos tengo de cada uno. Para hacer esto, voy a arrastrar el campo de «Marca» a la sección de «Valores». Ahora puedo ver el recuento de autos según la marca.

Por ejemplo, puedo ver que tengo 4 Chevrolet en total: 1 verde, 1 plateado y 2 blancos. También puedo ver cuántos autos tengo de cada marca y modelo específico. Es una forma rápida y sencilla de visualizar mis datos sin tener que navegar por toda la hoja de cálculo o escribir fórmulas complicadas. Con esta tabla dinámica, ¡puedo obtener estos datos automáticamente!

Paso 3: Realizar cálculos en la tabla dinámica

Supongamos ahora que quiero saber cuál es el margen de ganancia de mis autos por marca. Para hacer esto, voy a quitar el campo de «Modelo», el campo de «Color» y el campo de «Marca». Luego, voy a arrastrar el campo de «Precio» y el campo de «Costo» nuevamente a la sección de «Valores». Ahora puedo ver el precio y el costo de cada auto.

Pero lo que quiero es calcular el margen de ganancia. Para hacer esto, voy a hacer clic derecho en cualquier lugar dentro de la tabla dinámica y seleccionar la opción «Campos, elementos y conjuntos de cálculos». Luego, voy a seleccionar «Insertar campo calculado». Un campo calculado es básicamente una fórmula que realiza cálculos basados en diferentes columnas de la tabla dinámica.

Ahora, voy a nombrar este campo «Margen de Ganancia» y en la fórmula insertaré «Precio – Costo». Con solo hacer clic en «Aceptar», el campo se agregará automáticamente a la tabla dinámica, y puedo ver el margen de ganancia que podría obtener por cada marca de auto. Además, puedo hacer clic derecho en cualquier lugar de la tabla, ir a «Ordenar» y seleccionar «De mayor a menor» para ver cuál es la marca con mayor margen de ganancia.

¡Así que como pueden ver, las tablas dinámicas hacen que el análisis sea muy fácil!

Paso 4: Visualizar los datos en un gráfico dinámico

Por último, en lugar de ver los datos en formato de tabla, también pueden visualizarlos en un gráfico para facilitar la interpretación. Para hacer esto, hagan clic en «Analizar» nuevamente y seleccionen la opción de «Gráfico dinámico». Pueden elegir entre diferentes tipos de gráficos, pero para este ejemplo, elegiré el gráfico de columnas.

¡Y aquí tienen un gráfico de columnas que muestra su inventario de autos! Pueden ver rápidamente cuántos autos tienen de cada color y tener una vista visual de sus datos. Lo interesante es que, a medida que agreguen o quiten campos en la tabla dinámica, el gráfico se actualizará automáticamente. Es una forma muy fácil y útil de crear una visualización de sus datos.

Paso 5: ¡Usar tablas dinámicas en Excel Online!

Por último, quiero mencionar que también pueden utilizar tablas dinámicas en Excel Online de forma gratuita. Pueden acceder a Excel Online desde www.office.com. Si ya tienen una cuenta en Microsoft, pueden iniciar sesión de forma gratuita, ya sea como usuario de pago o como usuario gratuito. Una vez que estén en Excel Online, podrán abrir su archivo de hoja de cálculo y trabajar con tablas dinámicas.

¡Pueden crear tablas dinámicas, organizar sus datos, realizar cálculos e incluso generar gráficos, todo desde Excel Online! Es una forma muy accesible de trabajar con estas poderosas herramientas de análisis.

Ese fue un breve resumen de cómo utilizar las tablas dinámicas en Excel. Son mucho más sencillas de usar de lo que parece, y realmente la mejor manera de comenzar a utilizarlas es arrastrar y soltar elementos en las columnas, filas y valores, y simplemente jugar con ellas. Son una forma muy poderosa de visualizar y comprender sus datos. De hecho, en mi trabajo en Microsoft, casi no uso fórmulas ni funciones, porque con las tablas dinámicas puedo hacer la mayoría de mi análisis sin problemas.

Espero que este tutorial les haya sido útil. Si disfrutaron del contenido, por favor denle «Me gusta» para saber que les ha sido valioso. Y si desean ver más contenido como este, ¡suscríbanse para recibir notificaciones cuando publique nuevos artículos! Hasta la próxima, ¡y gracias por su atención!