¡Hola a todos! Hoy quiero mostrarte cómo puedes usar la función VLOOKUP en Microsoft Excel. VLOOKUP es una de las funciones más populares en Excel y es una excelente herramienta para agregar a tu arsenal. De hecho, cuando trabajaba en Microsoft, esta era una función que usaba todo el tiempo. Pero, ¿qué es VLOOKUP y qué significa? VLOOKUP significa «búsqueda vertical» y te permite buscar información en una lista vertical. Permíteme darte un ejemplo. Imagina que tienes un identificador de cliente y quieres conocer el nombre del cliente. Tienes una lista con todos los identificadores y los nombres de los clientes. Puedes buscar ese identificador y obtener el nombre del cliente correspondiente. O tal vez tienes dos tablas de información diferentes y quieres unirlas. Puedes usar VLOOKUP para unir esas dos tablas diferentes. Es realmente versátil.

Comenzando con VLOOKUP

Hoy vamos a profundizar en cómo usar VLOOKUP y luego te mostraré una variación llamada HLOOKUP, donde puedes buscar información en una lista horizontal. Y al final, quiero mostrarte cómo puedes usar algo llamado XLOOKUP, que mejora tanto VLOOKUP como HLOOKUP. Si todo esto parece un poco abrumador y confuso, no te preocupes, vamos a explicar todo paso a paso. Si quieres seguirme, he incluido un libro de trabajo de muestra en la descripción. ¡Vamos a empezar!

Bien, saltemos a la PC y comencemos a buscar. Aquí estoy en Microsoft Excel. Nuevamente, si quieres seguirme, he incluido un enlace a este libro de trabajo en la descripción de este video. Vamos a comenzar desde el lado izquierdo de esta hoja llamada «VLOOKUP: coincidencia exacta». Vamos a recorrerlo y al final de este video, te convertirás en un experto en cómo buscar utilizando VLOOKUP, HLOOKUP y también XLOOKUP.

Un ejemplo simple de VLOOKUP

Comencemos con un ejemplo muy simple que demostrará cómo puedes usar VLOOKUP. Aquí en esta hoja tengo una tabla de información sobre clientes. A la izquierda, tengo el ID del cliente. Hay cinco clientes diferentes. Luego, tienes el nombre del cliente y algunas notas sobre el cliente. Aquí, quiero poder escribir el ID del cliente. Por ejemplo, si escribo el ID del cliente número cuatro, quiero buscar ese valor en esta tabla y obtener el nombre del cliente correspondiente. Es un ejemplo muy simple y vamos a adentrarnos en él en un momento. Pero antes de entrar en los detalles de cómo usar VLOOKUP, quiero hablar un momento sobre cómo debes organizar tus datos en la tabla de búsqueda. A la izquierda, querrás asegurarte de que la columna que estás buscando sea la columna más a la izquierda. Aquí, estoy buscando el ID del cliente y en esta tabla, el ID del cliente está en la columna más a la izquierda. Si tienes que reorganizar tus datos para que los valores de búsqueda estén a la izquierda, siéntete libre de hacerlo antes de usar VLOOKUP. Además de asegurarte de que el valor de búsqueda esté en la columna más a la izquierda, también querrás asegurarte de que tu columna de búsqueda esté ordenada de forma ascendente. Esto ayuda a VLOOKUP a asegurarse de que encuentra el valor correcto. Además, si estás buscando diferentes nombres, asegúrate de que estén en orden alfabético, desde la A hasta la Z. Si no están en orden ascendente, puedes ordenarlos fácilmente. Puedes hacer clic derecho en el encabezado de la columna y seleccionar «Ordenar» y luego «A a Z», o puedes hacer clic en la pestaña «Datos» en la parte superior y seleccionar «Filtro» para ordenar los nombres de forma ascendente. Por último, también es muy útil tener una columna común que se pueda usar para hacer una conexión. Aquí, estoy buscando el ID del cliente y esta tabla también tiene un ID del cliente. Así que cuando busque el ID número cuatro, podré encontrar una coincidencia aquí. No querría buscar, por ejemplo, la dirección del cliente porque esta tabla no tiene una columna para la dirección, por lo que no podría encontrar una coincidencia. Por último, también es muy útil cuando haces una búsqueda con VLOOKUP tener una tabla de información. No necesariamente tiene que ser una tabla, pero facilita mucho las cosas y también te ayuda a evitar errores. Ahora podrías preguntarte, «¿Cómo convierto los datos en una tabla?» Bueno, saltamos a esta siguiente hoja llamada «VLOOKUP: hacer una tabla» y te mostraré cómo puedes hacer una tabla. En este momento, está organizado como una tabla, pero no es una tabla oficial de Excel. Es muy fácil convertir esto en una tabla. Una vez que haya seleccionado todos los datos, ve a la pestaña «Insertar» en la parte superior y selecciona «Convertir en tabla». Alternativamente, puedes presionar Ctrl + T para hacerlo aún más rápido. Aparecerá un cuadro de diálogo preguntándote qué es tu tabla y si tiene encabezados. Asegúrate de marcar la casilla si tu tabla tiene encabezados y luego haz clic en «Aceptar». ¡Y eso es todo! Ahora tienes una tabla de información. Eso funcionó exactamente como quería. Volvamos a la hoja anterior. Hemos revisado mucha información sobre cómo debes estructurar tus datos antes de ejecutar una búsqueda con VLOOKUP y todo eso es muy importante porque asegura que cuando ejecutemos VLOOKUP, lo estemos haciendo correctamente.

Usando VLOOKUP

Ahora quiero ingresar mi función VLOOKUP en esta celda donde quiero que aparezca el nombre. Haz clic aquí y luego ve a la barra de fórmulas y haz clic en el símbolo fx. Haz clic en eso y se abrirá un cuadro de diálogo donde puedes ingresar tu función. Queremos usar VLOOKUP, así que escribe VLOOKUP y haz clic en buscar. Aquí veo la función, así que hagamos doble clic en eso. Esto abrirá otro cuadro de diálogo donde puedo ingresar todos mis argumentos de función y vamos a pasar por cada uno de ellos para ayudarte a entender lo que significan. Vamos a bajar un poco para poder verlo y también ver todos nuestros datos encima. Primero, necesito ingresar el valor de búsqueda y esto está en negrita, lo que significa que es un argumento requerido que debo ingresar. El valor de búsqueda es el ID del cliente número cuatro, así que haré clic en esta celda y ahora está seleccionado F2, ese es mi valor de búsqueda, buscamos el número cuatro aquí abajo y puedo verificar que está buscando el número cuatro aquí. Luego me pide que ingrese el rango de la tabla y aquí es donde estamos haciendo la búsqueda. Entonces, aquí seleccionaré toda la tabla. Una de las cosas interesantes es que, dado que definimos esto como una tabla, se refiere a esa tabla. Una vez más, mencioné que es muy buena práctica convertir tu rango en una tabla primero y es posible que te preguntes por qué. Bueno, digamos que agregué otro cliente, automáticamente lo tendría en cuenta. Por el contrario, si seleccionara solo algunas celdas, si agregara otro cliente o fila, no lo tendría en cuenta y mi búsqueda no funcionaría correctamente. Así que es una buena práctica crear una tabla. Es mucho más fácil y también ayuda a evitar errores. Ahora he seleccionado mi tabla y a continuación hay otro argumento llamado número de índice de columna. Cómo quiero buscar el valor 4 en esta tabla aquí, busca en la primera columna y dice si hay un número 4 aquí. A continuación, quiero devolver qué columna quiero que retorne. Aquí seleccioné esta tabla y tiene tres columnas. Una, dos, tres. Y quiero enviar el nombre de vuelta y el nombre está en la segunda columna. Así que aquí ingreso el número dos. Por último, hay algo llamado búsqueda de rango y en un momento profundizaré más en lo que significa, pero por ahora vamos a establecerlo en falso. Queremos que sea una coincidencia exacta. Lo que quiero decir con eso es que cuando encuentre el número de cliente 4, buscará en esta lista y solo si encuentra el valor exacto del número 4, devolverá el nombre del cliente. Digamos que envío el número de cliente 3.5 o 4.5 o el número de cliente 6, bueno, no hay ninguna coincidencia exacta, por lo que eso devolvería un error. Quiero que sea una coincidencia exacta, una vez más ingreso falso y un poco más adelante te mostraré cuándo podrías querer ingresar verdadero para esto. Todo esto se ve bien y abajo ya puedo ver la salida que esperaba. Así que se ve bien, voy a hacer clic en Aceptar y aquí veo el valor exacto que esperaba. Ahora que tengo VLOOKUP configurado aquí, puedo escribir otro ID de cliente, así que puedo escribir el número de cliente 1 y aquí veo el cliente asociado. También puedo escribir el número de cliente 5 y me mostrará el cliente asociado al número 5. Bastante genial, ¿verdad? Ahora tenemos VLOOKUP trabajando.