Hola a todos, hoy Tomás está aquí para mostrarte cómo puedes hacer una tabla dinámica en Excel utilizando datos que se encuentran en múltiples hojas de cálculo e incluso en diferentes libros de trabajo. Por ejemplo, aquí tengo datos de pedidos para la compañía Tomás Cookie, pero están divididos por año en hojas de cálculo separadas e incluso algunos datos están en un libro de trabajo completamente diferente. Quiero analizar todos estos datos juntos, y veremos cómo puedes hacerlo.

Si quieres seguir el proceso, he incluido un libro de muestra en la descripción. Echemos un vistazo. Aquí estoy en Excel y quiero analizar todos estos datos de pedidos para la compañía Tomás Cookie utilizando algo llamado tablas dinámicas. Si nunca has oído hablar de las tablas dinámicas antes, te facilitan mucho el análisis y ni siquiera tienes que utilizar fórmulas o funciones para obtener una comprensión sólida de cómo funcionan las tablas dinámicas. Asegúrate de ver el video en la parte superior derecha de la pantalla o en la descripción para obtener más información.

Si quisiera copiar los datos de 2020, podría copiar los datos de 2021, 2022 e incluso abrir otro libro de trabajo, copiar esos datos y pegar todo en un libro de trabajo agregado. Pero eso es mucho trabajo y tal vez algunos de los datos cambien. En su lugar, podemos utilizar algo llamado Power Query para simplificar todo esto. Lo único que debes asegurarte es de tener los mismos encabezados en todas tus tablas y hojas de cálculo diferentes. Para usar Power Query, haz clic en la pestaña «Datos» en la parte superior y luego en la categoría «Obtener y transformar datos» en el lado izquierdo. Luego, haz clic en «Obtener datos» y selecciona la opción «Editar consulta» que se encuentra en la parte inferior.

Esto abrirá el Editor de Power Query y, actualmente, está vacío porque aún no hemos importado ningún dato. Para cambiar eso, ve a la pestaña «Inicio» en la parte superior derecha y haz clic en «Nueva fuente» y luego en «Archivo». Aquí tienes muchas opciones para importar datos de diferentes ubicaciones, pero en este caso, solo quiero importar datos de diferentes hojas de cálculo. Así que selecciono «Archivo» y luego «Libro de Excel». Esto abrirá el selector de archivos de Windows y aquí puedo ver mi libro de trabajo titulado «Tablas dinámicas múltiples hojas de cálculo». Selecciono ese libro y hago clic en «Importar» en la esquina inferior derecha.

Esto abrirá el Navegador de Power Query y aquí puedo ver todas las diferentes hojas de cálculo que contiene mi libro. Tengo la pestaña de 2020 y puedo ver todos los datos que hay en esta hoja. Aquí está la de 2021 y aquí está la de 2022. Me gustaría juntar todos estos datos para poder analizarlos como uno solo. Aquí arriba puedo seleccionar varios elementos y marco las casillas de 2020, 2021 y 2022. Luego hago clic en «Aceptar» y veo que se han importado todos los datos de esos tres años. Sin embargo, noto que falta 2023 y resulta que esos datos están en un libro de trabajo completamente diferente. Así que regreso a «Nueva fuente», luego a «Archivo» y selecciono el libro de 2023. Hago clic en «Importar» y ahora también importé los datos de 2023.

Ahora tengo todos mis datos en el Editor de Power Query, algunos de diferentes hojas de cálculo y algunos de un libro de trabajo completamente diferente. Actualmente tengo cuatro consultas diferentes que muestran todos los datos por año, pero quiero combinar o agregar todos estos datos. Para hacer eso, voy a la pestaña «Inicio» en la cinta y luego a «Anexar consultas». Selecciono la opción «Anexar consultas como nuevas» y eso abre un cuadro de diálogo donde puedo anexar todas estas consultas juntas. Hay una opción para anexar solo dos tablas, pero aquí tengo cuatro, así que selecciono «Tres o más tablas». Ya ha incluido automáticamente 2023, así que selecciono también 2020, 2021 y 2022. Luego hago clic en «Aceptar» y ahora tengo una consulta que muestra todos los datos de esos cuatro años.

En este momento, se llama «Anexar 1», pero puedo cambiarle el nombre aquí en la parte derecha, en la sección «Configuraciones de consulta». Lo llamaré «Todos los años» porque combina todos los años en uno solo. Una de las cosas geniales de Power Query es que puedes transformar tus datos. Por ejemplo, filtrar ciertos elementos, dividir una columna o configurar el tipo de datos. Vamos a dejarlo así por ahora. En la esquina superior izquierda, hago clic en «Cerrar y cargar» y selecciono «Cerrar y cargar» nuevamente. Esto me pregunta cómo quiero importar los datos y tengo varias opciones aquí. Quiero verlos como una tabla dinámica, así que selecciono «Informe de tabla dinámica» y quiero que aparezca en una nueva hoja de cálculo. Hago clic en «Aceptar» y ahora hay una nueva tabla dinámica.

La hoja se llama «2022» por el momento, pero eso no es muy descriptivo. Hagamos doble clic en eso y escribamos «Tabla dinámica de todos los años» para hacerlo más claro. Luego presiono «Enter». Ahora hago clic en la tabla dinámica y en el lado derecho, me aseguro de estar en la «Vista de campos de tabla dinámica». Aquí veo todos los campos de la tabla dinámica. Hago clic en «Vista de todos» y aquí veo diferentes modelos de datos para cada año. Tenemos 2020, 2021, 2022, 2023 y, en la parte inferior, también tenemos la vista consolidada con todos los años. Aquí puedo expandir eso y ver todos los campos o encabezados de columna diferentes.

Si quiero ver los ingresos de todos los años, puedo arrastrar el campo de «Ingresos» a los valores y aquí veo que los ingresos en esos cuatro años fueron un poco más de 8 millones de dólares. Como siempre he dicho, el negocio de las galletas es bueno. Ahora digamos que quiero ver los ingresos por año. También hay un campo de «Fecha de pedido» en el lado derecho. Puedo arrastrarlo a las filas y ahora puedo ver los ingresos por año. Esto analiza cada hoja individual y lo presenta todo en una vista consolidada. Si alguna de estas hojas o incluso los libros de trabajo cambian, todos esos datos se verán reflejados aquí en la tabla dinámica. Es extremadamente potente.

Por último, si quiero saber quién fue el cliente que ayudó a generar algunos de estos ingresos, puedo arrastrar el campo de «ID de cliente» a la parte superior de las filas. Aquí veo el ID de cliente, el año y los ingresos asociados. Un desafío es que solo veo el ID de cliente, pero preferiría tener el nombre del cliente, ya que es más fácil entender quién fue. Si vuelvo a cualquiera de estas hojas de cálculo y veo todos los datos, notarás que el nombre del cliente no está incluido en ninguna de estas tablas. Pero hay una hoja de cálculo titulada «Clientes» y en ella tengo el ID de cliente y el nombre del cliente. Si vuelvo a una de estas hojas de cálculo con todos los datos de pedido, puedes ver que aquí está el ID de cliente. Si tan solo pudiera conectar este ID de cliente en los datos de pedido con la tabla de clientes, donde tengo el ID de cliente y el nombre del cliente.

Para hacer eso, primero convertiremos los datos de clientes en una tabla. Para hacerlo, ve a la pestaña «Insertar» en la parte superior y selecciona la opción «Tabla». Presionaremos «Ctrl + T» para hacerlo aún más rápido. Esto abrirá un cuadro de diálogo que nos permite convertir estos datos en una tabla. Identifica correctamente todos los datos y mi tabla tiene encabezados, así que hago clic en «Aceptar». Ahora tengo una tabla y actualmente se llama «Tabla 1», pero podemos darle un nombre más descriptivo. Hago doble clic y la llamo «Clientes».

Luego volvemos a la tabla dinámica y necesitamos conectar los datos de clientes con los datos de pedido utilizando el ID de cliente que aparece en ambos. Para hacer eso, vamos a la pestaña «Analizar» en la tabla dinámica y en el grupo de cálculos hay una opción que dice «Relaciones». Hacemos clic en eso y se abre una tabla. Hacemos clic en «Nueva» y ahora podemos definir la relación. Seleccionamos la vista «Todos los años» o el modelo de datos que creamos antes y se relacionará con la tabla «Clientes». Luego, seleccionamos cómo queremos conectar estas dos tablas y la columna en común es el ID de cliente. En la tabla de clientes, también seleccionamos el ID de cliente. Hacemos clic en «Aceptar» y ahora que hemos definido estas relaciones, cerramos la ventana.

En los campos de la tabla dinámica, ahora vemos la tabla «Clientes». La expandimos y aquí vemos el nombre del cliente. Podemos arrastrarlo como una fila en nuestra tabla dinámica y eliminar el ID de cliente. También podemos colapsar algunas de estas fechas y ver solo el año. Ahora vemos el nombre del cliente con todos los años y los ingresos asociados. Así es como puedes juntar múltiples hojas de cálculo, múltiples libros de trabajo e incluso datos relacionados en una tabla dinámica para analizar todos tus datos en un solo lugar. Es extremadamente potente. Esperemos que esto te ahorre mucho tiempo para que puedas visitar una de nuestras ubicaciones de Tomás Cookie Company y disfrutar de una deliciosa galleta.

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