¡Hola a todos! Soy Tomás y hoy quiero mostrarles cómo pueden crear un formulario de entrada de datos moderno en Excel. Esto es extremadamente fácil de hacer y no requiere ningún código VBA. Una vez que creen su formulario, pueden enviar un enlace y tanto si alguien lo usa desde un escritorio como desde un dispositivo móvil, podrán completarlo, ya que se adaptará al tamaño de pantalla que usen. Una vez que completen el formulario, las respuestas se agregarán automáticamente a la hoja de cálculo de Excel, sin riesgo de que arruinen la hoja de cálculo porque el formulario y la hoja de cálculo están separados. Además, cuando alguien completa el formulario, pueden validar los datos que ingresan. Por ejemplo, si tengo un formulario de pedido de galletas y quiero saber cuántas galletas quieren pedir, puedo hacer que se requiera que ingresen un número. Esta es, sin duda, la mejor manera de que las personas ingresen datos en Microsoft Excel y les mostraré paso a paso cómo pueden lograrlo. ¡Vamos a verlo!

Creando un formulario de entrada de datos moderno en Excel

Para crear un formulario moderno en Excel, dirígete al sitio web office.com. Sin embargo, debes tener en cuenta que necesitarás una cuenta de trabajo o de escuela para poder utilizar esto, ya que no funciona con cuentas personales de Microsoft.

Haz clic en «Iniciar sesión» y luego ingresa tus datos de inicio de sesión en office.com. Una vez que hayas iniciado sesión, en el menú lateral izquierdo, haz clic en el icono de Excel. Utilizaremos Excel en la web para configurar esto, pero una vez que esté configurado, también podrás utilizar Excel de escritorio.

En la esquina superior izquierda de la página de inicio de Excel, haz clic en «Nuevo libro en blanco». Esto te llevará a un nuevo libro de Excel.

Hoy quiero crear un formulario de pedido de galletas para la «Tomás Cookie Company». Para hacerlo, haz clic en «Insertar» en la barra de herramientas superior. En la pestaña «Insertar», verás la opción de insertar un formulario. Haz clic en el menú desplegable y selecciona «Nuevo formulario». Esto te llevará a Microsoft Forms.

Si nunca has utilizado Microsoft Forms antes, ten en cuenta que puedes crear encuestas y cuestionarios, y hay muchas opciones disponibles. Si quieres obtener una descripción completa de Microsoft Forms y todo lo que puedes hacer con él, he incluido un enlace a un video en la descripción. Ahora, este formulario está conectado a nuestra hoja de cálculo de Excel.

Mencioné que quiero crear un formulario de pedido de galletas, así que empecemos. Arriba, donde se muestra el título del formulario, haz clic y escribe «Formulario de Pedido de Galletas».

Ahora quiero agregar algunas preguntas. Haz clic en «Agregar nueva» debajo del título. Verás algunas preguntas sugeridas y todas tienen sentido para un formulario de pedido. Necesito saber el nombre, el apellido y la dirección postal. Agreguemos también la ciudad y el estado. Haz clic en «Agregar seleccionado» y verás cómo el formulario comienza a tomar forma. ¡Y no podría ser más fácil!

Claro, esto es un formulario de pedido de galletas y necesito saber qué tipo de galletas las personas quieren pedir. Una vez más, haz clic en «Agregar nueva» y esta vez será una pregunta de opción múltiple. Hay otros tipos de preguntas que puedes agregar, pero vamos a quedarnos con la de opción múltiple. Quiero preguntar qué tipo de galleta quieren y, para sorpresa mía, obtengo una lista de opciones sugeridas que son todos los tipos de galletas que ofrecemos en la «Tomás Cookie Company». Haz clic en «Agregar todos» y esta pregunta estará lista.

Ahora solo necesito agregar una última pregunta, donde preguntaré a las personas cuántas galletas quieren pedir. Haz clic en «Agregar nueva» nuevamente y esta vez selecciona «Texto». Para la pregunta, simplemente escribiré «Cantidad». Abajo tienes algunas opciones para esta pregunta. Puedo hacerla obligatoria y también puedo agregar restricciones, lo cual es conocido como validación de datos. Ahí tienes varias opciones para seleccionar.

¡Ya terminé de construir mi formulario y estoy listo para distribuirlo! Pero antes de hacerlo, debería previsualizar cómo se ve. Arriba, haz clic en «Vista previa». Aquí podrás ver cómo se ve el formulario en una PC de escritorio. También verás una estimación del tiempo que tomará completar la encuesta, en este caso unos cuatro minutos. A la derecha de «Computadora», también puedes ver cómo se ve en un dispositivo móvil. Este es realmente un método moderno de crear formularios, ya que se adapta a cualquier dispositivo en el que se abra.

Ahora que hemos visto todas las configuraciones y opciones, ¿cómo compartimos este formulario para que las personas puedan comenzar a completarlo? Bueno, en la esquina superior derecha hay un botón muy visible que dice «Compartir». Haz clic en ese botón y podrás obtener una URL para el formulario, también podrás obtener un código QR, incrustarlo en un sitio web e incluso enviarlo por correo electrónico.

Ahora que sabemos cómo compartir el formulario, volvamos a Microsoft Excel. En la barra de herramientas superior, donde tengo abierto el libro de Excel, haz clic de nuevo en ese tab y volverás a ese libro de Excel. En la parte inferior, verás que automáticamente se ha añadido una nueva hoja de trabajo llamada «Form1». Dentro de esta hoja, se ha agregado una tabla nueva. Aquí podrás ver una serie de columnas. Las primeras cinco columnas son añadidas por defecto por Microsoft Forms. Podrás ver el ID, el tiempo de inicio, el tiempo de finalización, la dirección de correo electrónico y el nombre. Si alguien que completa el formulario pertenece a tu organización, se mostrarán automatáticamente su dirección de correo electrónico y su nombre. Sin embargo, si alguien fuera de tu organización lo completa, no verás ninguna información, solo dirá «anónimo». A la derecha de estas columnas predeterminadas, verás todas las preguntas que has añadido a tu formulario.

Volviendo a tu hoja de cálculo, puedes utilizar Microsoft Excel y acceder a tu hoja desde allí. Sin embargo, también puedes acceder a tu hoja de cálculo directamente a través de Microsoft Forms. Aquí, verás tu formulario de pedido de galletas y, al hacer clic en él, podrás ver las respuestas recibidas. También podrás abrirlo en Excel y ver todas las respuestas recopiladas.

¡Bien, házmelo saber en los comentarios si lograste crear tu propio formulario de entrada de datos en Excel! Si disfrutaste de este video y te gustaría ver más como este, te invito a suscribirte. ¡Nos vemos la próxima vez!