¡Hola a todos! Mi nombre es Tomás y hoy quiero enseñarles cómo pueden realizar un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams. Esto es algo que repito en todos mis contenidos de Microsoft. Mi departamento de recursos humanos lo requiere, ya que trabajo en Microsoft como empleado a tiempo completo.

¿Qué significa realizar un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams?

Pongamos un ejemplo: supongamos que eres un profesor. Podrías ver cuándo los estudiantes se unen a tu clase en Teams, cuándo abandonan la clase, o si un estudiante se escapa en medio de la clase. Podrías ver cuándo se van y cuándo vuelven. Toda esa información la tendrías a tu disposición. O tal vez trabajas en una empresa y uno de tus compañeros no pudo asistir a tu reunión. Podrías utilizar un informe de asistencia para verificarlo y, tal vez, hacer un seguimiento con una grabación después del hecho. Sea cual sea tu motivo, es muy fácil realizar un seguimiento de la asistencia y te mostraré paso a paso cómo hacerlo.

Requisitos para poder realizar un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams

Para poder realizar un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams, se deben cumplir dos condiciones: en primer lugar, debes ser el organizador de la reunión para poder ver la asistencia. Por ejemplo, si eres profesor, podrás descargar el informe de asistencia, pero ninguno de tus estudiantes podrá hacerlo. Y en segundo lugar, tu administrador también debe habilitar los informes de asistencia en Teams. Si se cumplen estas dos cosas, podrás descargar los informes de asistencia.

Paso a paso para realizar un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams

Bien, suena bien, ¿por qué no vamos a la PC y te muestro cómo hacerlo? Aquí estoy en mi PC con la aplicación de escritorio de Microsoft Teams abierta. Vamos a fingir que soy un profesor y esta es mi agenda semanal. Solo doy una clase a la semana y la clase se centra en una historia detallada del canal de YouTube de Tomás Stratford. Sé que este contenido es fascinante, así que estoy seguro de que todos mis estudiantes tendrán que asistir. Lo difícil es que esta clase comienza a las 6 a.m. y he notado que ha habido asistencia cuestionable para esta clase. Tal vez quiero hacer un seguimiento de cuántas personas están asistiendo, así que voy a hacer clic en esta reunión para ver quién más se une.

Aquí puedes ver que tengo cinco estudiantes diferentes en esta clase. Lo que voy a hacer es unirme a la clase para ver quién más se está conectando. Ahí estoy, también. Ahora voy a unirme a esta reunión, así que ahora estoy en la reunión y estoy esperando que otras personas se unan.

Como soy el organizador o el profesor, veo que no hay nadie más aquí. Lo que voy a hacer es abrir una ventana del navegador que también tiene abierto Microsoft Teams, y esta es una de mis estudiantes para mi clase, se llama Emily. Ella sabe que llevo un registro de la asistencia. De hecho, si hace clic en la invitación del calendario, verá un mensaje que dice «Recuerda que no querrás perderte esta clase, ya que llevamos un registro de la asistencia». Después de ver eso, Emily querrá asegurarse de unirse a la clase. Entonces, ¿qué puede hacer ella?

Bien, vamos a hacer clic en «Unirse» aquí. Le preguntará si quiere usar el micrófono y la cámara, y ella simplemente bloqueará eso por ahora. Vamos a continuar sin audio o video y nos vamos a unir a la clase. Ahora Emily está en la clase y aquí voy a hacer clic en «Mostrar participantes» para que puedas ver que ambos estamos en esta clase.

Ahora lo que voy a hacer es supongamos que Emily se une por unos momentos y simplemente no aguanta el tema, así que en realidad va a dejar la clase. Así que vamos a salir ahora. Voy a volver a mi vista o la vista del profesor y lo que vemos aquí arriba es que por ahora soy el único participante. Veo que Emily se unió y luego se fue rápidamente de nuevo. Supongamos que tienes una clase grande con 50 o 60 personas, sería difícil llevar un registro de quién está presente, quién no está presente, si alguien llegó tarde, alguien se fue temprano, etc. Lo que podemos hacer es aquí arriba, en la vista de participantes. Si hago clic en la vista de participantes aquí en la esquina superior derecha, hay una flecha que señala hacia abajo y si nos ponemos sobre ella, dice «Descargar lista de asistencia». Vamos a hacer clic en eso y lo que sucederá es que Teams descargará un archivo de lista de asistencia. Parece que Teams lo ha descargado con éxito.

Ahora lo que voy a hacer es abrir el explorador de archivos y Teams lo guarda en la carpeta de descargas. Así que si voy a Descargas, voy a hacer clic en eso. Aquí veo que tengo una lista de asistencia de la reunión y si descargas varias, simplemente añadirá el siguiente número en la serie después del título. Vamos a hacer clic en este informe. Es un archivo CSV, un archivo separado por comas o valores separados por comas. Lo que va a hacer es abrirlo para mí en Microsoft Excel. Vamos a ampliar las columnas y aquí puedes ver que soy el profesor y me uní aquí a las 9:51 PM, y luego puedo ver que aproximadamente un minuto después, Emily se unió. Así que aquí veo que se unió a las 9:52 PM pero no entiendo por qué dejó mi clase tan rápidamente. ¿Mi contenido no es lo suficientemente interesante? Se fue después de menos de 20 segundos. Lo que hace este informe es mostrarte cuándo las personas se unen y cuándo se van, y te da una forma de hacer un seguimiento de la asistencia. Aquí voy a hacer zoom y puedes ver exactamente lo que se ha ingresado en este archivo CSV. Lo que voy a hacer ahora es volver a unirme como Emily y quiero mostrarte cómo un estudiante no puede obtener el mismo informe. Emily va a volver a unirse a la sesión y en este momento se está conectando y una vez más, para obtener el informe, vamos a la vista de participantes, pero en este caso, ahora no hay un icono similar aquí para Emily porque Emily es una de las estudiantes y probablemente no quieras que los estudiantes descarguen los informes de asistencia, quieres limitar eso al profesor o a quien organiza la reunión.

Bien, ese fue un ejemplo rápido de cómo puedes hacer un seguimiento de la asistencia utilizando Microsoft Teams. Simplemente puedes exportar un archivo separado por comas, abrirlo en Excel o cualquier otra aplicación compatible con ese tipo de archivo y utilizarlo para ver quién estuvo presente, quién no estuvo, cuánto tiempo estuvieron presentes. Es una herramienta bastante útil que puedes usar en Microsoft Teams.

De cualquier manera, si este contenido te ayudó a aprender cómo hacer un seguimiento de la asistencia en Microsoft Teams, por favor, dale un «Me gusta» a este contenido. Si quieres ver más contenidos, consejos y trucos como este en el futuro, haz clic en el botón de suscripción para recibir notificaciones cada vez que salga nuevo contenido como este. Por último, si quieres que hable sobre algún otro tema en el futuro, deja un comentario abajo y lo agregaré a mi lista de vídeos por crear.

Bien, eso es todo por hoy. ¡Espero verte la próxima vez! ¡Hasta luego!