¡Hola a todos! Soy Tomás y hoy quiero mostrarles cómo pueden obtener y usar la nueva herramienta de Microsoft: Microsoft Lists. Ahora está disponible para todos y pueden comenzar a aprovechar de ella. Aunque ya está disponible, todavía se están implementando muchas funciones, pero eso es normal en un producto web. Con el tiempo, se agregarán más y más características.

¿Qué es Microsoft Lists y qué lo hace único?

Como su nombre lo indica, Microsoft Lists permite crear listas para organizar información. Con estas listas, pueden compartirlas y colaborar con otras personas. Hasta ahí, suena como cualquier otra hoja de cálculo con listas, pero lo que hace a Microsoft Lists único son algunas características:

• Visualización en diferentes formatos: Una vez que tengan datos en una lista, podrán verlos en un formato de cuadrícula estándar, similar a Microsoft Excel. También podrán verlos en formato de tarjeta o en formato de calendario. Además, podrán decidir qué datos son visibles en una tarjeta y cuáles no, lo que les da un mayor control sobre cómo presentar su información.
• Automatización inteligente: Pueden aplicar reglas a sus listas para automatizar ciertas acciones. Por ejemplo, si tienen una lista de seguimiento de problemas y un ítem cambia de «en camino» a «retrasado», pueden configurar una regla para que les envíe un correo electrónico notificándoles del cambio de estado. También pueden integrar Microsoft Lists con otras herramientas como Power Automate y Power Apps para ampliar sus capacidades.

Cuándo usar Microsoft Lists

Microsoft Lists se puede utilizar para una variedad de casos. Pueden usarlo para hacer un seguimiento de problemas, controlar inventario, administrar activos, hacer un seguimiento de pacientes en un hospital y mucho más. Si bien Microsoft Planner y Microsoft To Do también pueden realizar seguimientos y trabajos en equipo, Microsoft Lists se enfoca en casos más generales como los mencionados anteriormente.

Microsoft Lists versus SharePoint Lists

Microsoft Lists es una evolución de las SharePoint Lists. A diferencia de otras herramientas de gestión de tareas como Monday.com, Asana o Airtable, las listas son el núcleo de la experiencia de Microsoft Lists. Microsoft necesitaba invertir en un producto independiente para seguir siendo competitivos.

Cómo obtener y usar Microsoft Lists

Para obtener Microsoft Lists, vayan al sitio web office.com. Sin embargo, necesitarán una cuenta de Microsoft 365 de trabajo o educación. Desafortunadamente, no podrán usar una cuenta personal de Microsoft 365 para acceder a Microsoft Lists.

Una vez que inicien sesión en office.com, verán la opción de Microsoft Lists como una de las aplicaciones principales. Si no la encuentran ahí, pueden hacer clic en «Todas las aplicaciones» para ver una lista completa de aplicaciones a las que tienen acceso. Microsoft Lists también se puede acceder desde Microsoft Teams, agregando una nueva pestaña en un canal específico.

Funcionalidad de Microsoft Lists

Una vez que estén en la página de inicio de Microsoft Lists, verán diferentes secciones y funciones. En la parte superior, podrán agregar una nueva lista. A continuación, encontrarán una lista de sus listas favoritas y las listas recientes en las que han trabajado. También pueden filtrar las listas para ver solo sus listas recientes o todas las listas que han creado.

En la página de inicio, pueden hacer clic en «Nueva lista» para crear una lista desde cero o elegir una plantilla prediseñada para comenzar. Las plantillas incluyen seguimiento de problemas, incorporación de empleados y muchas más.

Una vez que agreguen una lista, podrán personalizarla según sus necesidades. Pueden agregar columnas, cambiar nombres, seleccionar iconos, establecer reglas y mucho más. También pueden agregar datos a la lista manualmente o importarlos desde una hoja de cálculo de Excel.

Además, Microsoft Lists ofrece diferentes vistas para visualizar los datos, como una vista de lista estándar, vista de tarjeta, calendario y más. También podrán aplicar formatos condicionales para resaltar elementos según ciertas condiciones.

Otra funcionalidad avanzada de Microsoft Lists es la posibilidad de compartir listas con otras personas y trabajar de forma colaborativa en ellas. También pueden configurar alertas y notificaciones para que estén al tanto de cualquier cambio en la lista. Y si quieren ampliar aún más las capacidades de Microsoft Lists, pueden integrarla con Power Automate y Power Apps.

Además de la experiencia en navegador o computadora de escritorio, Microsoft Lists también está disponible como una aplicación para dispositivos móviles en iPhone y Android, lo que les permite acceder a sus listas desde cualquier lugar.

En resumen, Microsoft Lists es una poderosa herramienta de organización de información que ofrece muchas funciones avanzadas y opciones de personalización. Pueden utilizarla para una amplia variedad de casos, desde seguimiento de problemas hasta gestión de activos. Con su interfaz intuitiva y la capacidad de compartir y colaborar en listas, Microsoft Lists se convierte en una herramienta indispensable para cualquier persona o equipo que necesite organizar y gestionar información de manera eficiente.